Conditions générales de prestations de services

       Les conditions générales présentent les droits et obligations d’« Activ’Office », représenté par « Marc-Olivier GALLET» spécialisé dans l’assistance et le conseil en gestion administrative, commerciale et financière et de tous travaux internet et de bureautique, SIRET 889 839 205 00016, ci-après désigné par le terme « Nous » ou par sa dénomination d’une part, et toute personne physique ou morale, agissant dans le cadre d’une activité professionnelle ci-après désigné par le terme « Client ».

Article 1 – Objet

Les présentes conditions visent à définir les modalités dans lesquelles Nous accomplirons nos prestations suite à la demande expresse du Client. Les présentes conditions générales pourront être complétées, si besoin est, par des conditions particulières, qui dans ce cas seront annexées.

Article 2 – L’acceptation

Les présentes conditions s’appliquent dès l’acceptation et la signature par le Client du devis que celui-ci soit gratuit ou payant. Elles seront mises à disposition du Client au dos du devis.

Article 3 – Nature des prestations, durée, date et lieu de la prestation

Activ’Office offre des solutions de support administratif global dédié aux auto-entrepreneurs, TPE, ETI, PME, grandes entreprises, professions libérales, commerçants et artisans. Ces services peuvent être rendus dans le cadre de besoins ponctuels ou réguliers, sur site (dans les locaux du Client) ou à distance, ou selon une combinaison des deux, selon les souhaits exprimés par le Client et l’évaluation qui est faite de ses besoins spécifiques.

Nous assurons entre autres, une activité d’assistance administrative, commerciale et comptable :

Assistance de gestion                                                          

Secrétariat comptable

• Préparation des travaux à remettre à votre expert-comptable ;
• Classement et archivage des pièces comptables ;
• Etablissement livre recettes dépenses.

Suivi de gestion

• Elaboration de tableaux de bord (Excel) de gestion commerciale et budgétaire ;
• Elaboration de documents de synthèse (rapport d’activité..) ;
• Assistance et préparation des démarches administratives ;
• Assistance et préparation des démarches administratives sur internet.

Assistance commerciale et administrative                                    

• Gestion fournisseurs (commande, suivi livraison, paiement, litige..)
• Etablissement des factures et devis et envoi aux clients ;
• Suivi des clients (facturation, paiement, dossiers, relance paiement..) ;
• Gestion des impayés et litiges clients
• Saisie de tous fichiers (clients, prospects, articles, tarifs..) ;
• Suivi des prospects (appel, envoi de documentation, relance, prise de RDV) ;
• Veille informationnelle et concurrentielle ;
• Accompagnement dans la mise en place d’une communication commerciale ;
• Gestion d’agenda
• Tri, classement et archivage du courrier, mails ;
• Echange avec les administrations et les autres organismes (banques, services des Impôts, URSSAF..)
• Assistance et conseil à l’utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Windows) et Internet 
• Conseil et astuce en gestion administrative et financière   

Cette liste n’est pas exhaustive et Nous nous réservons le droit, d’ajouter, de supprimer ou de modifier tout service, si Nous le jugeons nécessaire, le Client sera informé de ces modifications si elles ont un impact sur lui.

Nous intervenons uniquement suite à une demande du Client, soit dans ses locaux, selon les conditions tarifaires indiquées sur notre site www.activoffice.fr, soit depuis le siège d’Activ’Office, 1 rue Paul Doumer 59730 BRIASTRE, en télétravail.

La date et le lieu d’exécution des prestations sont convenus au préalable d’un commun accord par téléphone et notifiés dans le devis entre Nous et le Client.

Rappel concernant la préparation à la comptabilité

Ce que dit la loi :

Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 portant institution de l’ordre des experts-comptables et réglementant le titre et la profession d’expert-comptable – Article 2 – (modifié par Ordonnance n° 2016-394 du 31 mars 2016 – art. 8) source : https://www.legifrance.gouv.fr

 « Est expert-comptable ou réviseur comptable au sens de la présente ordonnance celui qui fait profession habituelle de réviser et d’apprécier les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail. Il est également habilité à attester la régularité et la sincérité des comptes de résultats.

L’expert-comptable fait aussi profession de tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail.

L’expert-comptable peut aussi organiser les comptabilités et analyser par les procédés de la technique comptable la situation et le fonctionnement des entreprises et organismes sous leurs différents aspects économique, juridique et financier.

Il fait rapport de ses constatations, conclusions et suggestions. »

En conclusion selon la loi, Activ’Office ne fait aucune intervention sur les points suivants :

1. D’expertise comptable s’agissant d’une activité réglementée. Les missions de l’expert-comptable sont définies par l’ordonnance du 19 septembre 1945, article 2, modifiée par la loi du 8 août 1994 :

• Tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail ;

• Réviser et apprécier la comptabilité ;

• Attester la régularité et la sincérité des bilans et comptes de résultats ;

• Organiser les comptabilités et analyser la situation des entreprises sous leur aspect économique, juridique, financier et social.

2. D’information et conseil sur les domaines juridiques, financiers, patrimoniaux, médicaux.
3. De gestion financière et de direction de l’entreprise ;
4. D’aide en qualité d’assistant à maîtrise d’ouvrage à la constitution de dossiers non validés par le client en réponse à des appels à projets, des marchés publics ou à des demandes de fonds publics, l’entrepreneur ne pouvant en aucune manière se substituer à la responsabilité de la personne et/ou de l’entreprise cliente.

Article 4a – Devis préalable

Pour toute intervention un devis écrit sera établi. Ce devis précisera les coordonnées du Client, le détail des prestations, le détail des produits nécessaires ainsi que le coût total de l’intervention exprimé hors taxes (HT) hors frais annexes*, « TVA non applicable – article 293 B du CGI ».

Des frais annexes peuvent s’ajouter au devis accepté par le Client pour des fournitures et frais divers liés à la réalisation de la commande et non pris en compte lors de l’édition du devis (voir Article 5 § Frais annexes). Ils seront toutefois précisés sur le devis dans la mesure du possible.

La réalisation du devis est gratuite.

La gratuité du temps passé en rendez-vous avec le client, pour la réalisation du devis, est limité à une durée de 2 heures maximum. Au-delà, une facture sera établie comme prestation de conseil, elle sera remisée de 30%.

Le devis est valable un mois.

Article 4b – Acceptation du devis

Suite à sa réalisation, le Client devra, s’il accepte la mise en œuvre de la prestation, signer le devis. Ce devis fixera le lieu, la date, les modalités, la durée et le prix de la prestation à réaliser. Il listera le matériel nécessaire à l’exécution de la prestation.

Aux fins de preuve de l’existence de cette acceptation de devis, le Client admet de considérer comme équivalent à l’original et comme preuve parfaite, le courrier électronique, la copie et le support informatique.

Dans l’hypothèse où aucun devis préalable n’aurait été adressé au Client par le Prestataire, les prestations seront facturées conformément au tarif de base habituellement appliqué par le Prestataire (Cf. Article 5).

Pour toute commande soumise à une demande d’acompte l’exécution des prestations ne débutera qu’après encaissement de l’acompte.

Conformément à la loi en vigueur, le client bénéficie d’un délai de 7 jours calendaires pour se rétracter, à compter de l’acceptation dudit devis.

Article 5 – Tarifs applicables

Les tarifs applicables aux prestations d’Activ’Office seront portés à la connaissance du Client avant toute intervention via un devis préalablement rempli et signé. Ces tarifs peuvent être calculés à l’unité, à l’heure ou au forfait en fonction des exigences particulières que requièrent les prestations. Ainsi, les tarifs indiqués sur les supports de communication d’Activ’Office sont donnés à titre indicatif et ne remplacent nullement un devis personnalisé en bonne et due forme.

Selon l’article 293B du CGI, Activ’Office relève de la franchise en base de TVA. La facturation se fait Hors Taxe (HT). Chaque facture portera la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI ». La TVA ne peut donc pas être déduite ni récupérée des services effectués.

Le temps passé (durée) pour les consignes données par le client (y compris points situation, réunions, débriefings, formation) est entièrement à la charge du Client.

Le temps passé (durée) pour les déplacements pour les réunions (sur site ou chez le Client), les retraits ou dépôts de documents (sur site ou chez le client), ainsi que pour les déplacements à la Poste pour les envois postaux est entièrement à la charge du Client.

Ce temps passé est réparti et facturé sur les prestations concernées.

Frais annexes :

Toute prestation dans les locaux du client ne représentant pas deux heures de travail consécutives au minimum sera majorée de frais de déplacement selon le barème kilométrique en vigueur, soit 0,52€ HT du kilomètre à partir du siège d’Activ’Office, situé 1 rue Paul Doumer 59730 BRIASTRE.

Nos déplacements (frais kilométriques) dans un rayon de 20 kilomètres (aller) autour d’Activ’Office, situé 1 rue Paul Doumer 59730 BRIASTRE, sont inclus dans le prix du devis. Au-delà, un forfait déplacement supplémentaire sera appliqué de 0,52€ HT du Kilomètre.

Les impressions et copies sont facturées au prix de 0,30€ HT l’unité A4 recto couleur ou noir et blanc.

Les frais postaux sont entièrement à la charge du Client et facturés selon les tarifs en vigueur.

Pour l’accueil téléphonique, il est demandé au Client de fournir un smartphone type Samsung J3 minimum pour un accueil de qualité. En cas de prise en charge du téléphone par Activ’Office, la location est de 5€ par mois. L’abonnement (forfait) reste à la charge du Client.

Remise :

Toute décision de remise, de réduction ou d’application de tarifs dégressifs, selon un pourcentage ou un forfait, demeure à la seule discrétion du Prestataire et ce, uniquement pour la prestation qui en est l’objet. Les remises ou rabais éventuellement accordés au Client ne sauraient en aucun cas faire naître un droit acquis pour des prestations postérieures.

Majoration :

Les prestations réalisées en urgence à la demande du Client seront majorées de la façon suivante :

• Travaux réalisés du lundi au vendredi après 18h00, ou en service Express (sous 24h) à + 25%
• Travaux réalisés les samedis après 12h00, les dimanches et jours fériés à + 50 %

De manière générale, les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année. Toutefois, Activ’Office s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment, étant entendu que les travaux en cours seront facturés aux prix indiqués lors de l’enregistrement de la commande, validée par la signature du devis et des présentes Conditions Générales de Vente.

Article 6a – Paiement

Un acompte correspondant à 30% du montant de la prestation sera exigible dès la signature du devis, soit par chèque postal ou bancaire à l’ordre de « Activ’Office » ou par virement (RIB indiqué sur la facture).

Les sommes restantes seront à régler par le Client dès la fin de l’intervention.

A défaut de réception de l’acceptation du devis et des Conditions Générales de Vente, du règlement correspondant à l’acompte et, le cas échéant, des provisions de frais, Activ’Office se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

Article 6b – Pénalités de retard

En cas de retard de paiement et de versement des sommes dues par le client au-delà du délai fixé, et après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées au taux de 15,00% (par an) du montant du prix d’acquisition figurant sur la facture seront automatiquement et de plein droit appliquées sans formalité aucune ni mise en demeure préalable, sans préjudice de toute autre action que le Fournisseur serait en droit d’intenter, à ce titre, à l’encontre du Client.

Conformément aux articles 441-6 c. com. et D. 441-5 c. com., tout retard de paiement entraine de plein droit, outre les pénalités de retard, une obligation pour le débiteur de payer une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.

Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.

Article 7 – Escompte

Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.

Article 8 – Annulation, rétractation

S’agissant de services personnalisés, réalisés en fonction des spécifications formulées par le Client, aucun droit de rétractation n’est possible à compter de la signature du devis, et le paiement reste dû sans préjudice du droit pour Nous de réclamer l’attribution de dommages et intérêts.

Article 9 – Réclamations

Les réclamations sur la non-conformité des prestations effectuées doivent être formulées par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 8 jours de la livraison de la prestation ; passé ce délai aucune réclamation ne sera acceptée.

Article 10 – Limites d’intervention

Nous nous réservons le droit de refuser et/ou cesser l’exécution de toute Prestation convenue si :

• Nous jugeons que les conditions de travail risquent de mettre en danger notre sécurité ou celle d’autrui.
• La demande du Client n’est pas légale ou conforme à la législation en vigueur.

Cette liste n’est pas exhaustive. Dans le cas d’un refus d’intervention ou d’une cessation de la prestation de notre part, aucun dommage et intérêt ne pourra être réclamé par le Client, seules les sommes déjà versées au titre de paiement seront dues.

Article 11 – Obligations du Client

Le Client s’engage à mettre à disposition d’Activ’Office tous les moyens nécessaires pour la réalisation des prestations définies dans le délai convenu.

En outre le Client s’engage :

• à régler le prix de la prestation suite à son exécution dans les conditions prévues à l’article 6a.
• à mettre à disposition de l’assistant d’Activ’Office un endroit calme et fonctionnel dans ses locaux, permettant la bonne exécution de sa mission.
• à tenir à la disposition du Prestataire toutes les informations qui permettent à ce dernier de mener à bien sa mission. Les documents transmis doivent être lisibles.
• à désigner un correspondant investi d’un pouvoir de décision.
• à faire en sorte que les interlocuteurs clé et le correspondant soient disponibles tout au long de l’exécution des Prestations.
• à avertir directement le Prestataire de toute difficulté éventuelle relative à l’exécution des Prestations.

Toute tâche supplémentaire réclamée par le Client devra être formulée par écrit (mail ou courrier) et acceptée par le Prestataire. Dans la mesure où les délais le permettent, un devis complémentaire sera établi.

Article 12 – Réserve de propriété

Activ’Office se réserve la propriété des travaux vendus jusqu’au paiement intégral de leur prix en principal et en intérêts. A défaut de paiement du prix à l’échéance convenue, la vente sera résolue de plein droit si bon semble à Activ’Office et les acomptes déjà versés nous resteront acquis sans préjudice de tous dommages et intérêts que pourra réclamer Activ’Office.

D’autre part, à ce titre, si l’acheteur fait l’objet d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire, Activ’Office se réserve le droit de revendiquer les impayés, dans le cadre de la procédure collective.

Article 13 – Force majeure

La survenance d’un cas de force majeure a pour effet de suspendre l’exécution des obligations contractuelles d’Activ’Office.

Est un cas de force majeure, tout événement indépendant de la volonté d’Activ’Office et faisant obstacle à son fonctionnement normal au stade de l’élaboration ou de l’expédition des travaux.

Constituent notamment des cas de force majeure, les grèves totales ou partielles entravant la bonne marche d’Activ’Office ou celle de l’un de nos fournisseurs, sous-traitants ou transporteurs ainsi que l’interruption des transports, de la fourniture d’énergie, de matières premières ou de pièces détachées.

Dans de telles circonstances, Activ’Office préviendra le Client, par écrit, dans les 24 heures de la date de survenance des événements, le contrat liant Activ’Office et le Client étant suspendu de plein droit, sans indemnité, à compter de la date de survenance de l’événement.

Si l’événement venait à durer plus de 30 jours à compter de la date de survenance de celui-ci, le contrat de vente conclu par Activ’Office et le Client, pourra être résilié par la partie la plus diligente sans qu’aucune des parties puissent prétendre à l’octroi de dommages et intérêts.

Cette résiliation prendra effet à la date de la première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception dénonçant ladite vente.

Article 14 – Responsabilité

Les prestations que Nous réalisons ne sont soumises qu’à une simple obligation de moyens et non à une obligation de résultat.

Il est convenu que Notre responsabilité, peut être engagée uniquement pour les dommages directs et prévisibles résultant d’une commande. Est exclue l’indemnisation des dommages indirects subis par le Client. Activ’Office ne sera en aucun cas responsable des dommages causés par une éventuelle inexécution par le Client de ses obligations.

Activ’Office mettra en œuvre tous les moyens à sa disposition pour prendre soin et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui seront confiés par le client pour la réalisation de sa prestation.

Toutefois, compte tenu des risques de dommages encourus par ce type de support, il appartiendra au Client de s’en prémunir par tous moyens à sa convenance. La responsabilité d’Activ’Office ne peut donc être engagée à ce titre.

Activ’Office ne sera pas tenue pour responsable des incompatibilités informatiques dues aux versions de logiciels, ou aux systèmes d’exploitation, utilisés par le client.

Article 15 – Confidentialité et protection des données personnelles

Les parties s’engagent réciproquement à une obligation générale de confidentialité portant sur toute information orale ou écrite, quelle qu’elle soit et quel qu’en soit le support, échangée dans le cadre de la prestation, et ce, pendant toute la durée du contrat ainsi qu’après son échéance.

Concernant la protection des données personnelles, nous vous invitions à lire notre politique de confidentialité sur notre site https://www.activoffice.fr/politique-de-confidentialite/

Article 16 – Référencement

Le Client accepte qu’Activ’Office puisse faire figurer parmi ses références les travaux accomplis dans le cadre de la présente prestation.

Article 17 – Compétence et droit applicable

Pour toutes les contestations relatives aux prestations de servives d’Activ’Office et toutes les questions relatives aux présentes conditions, seul sera compétent le tribunal de commerce de Douai, qui appliquera la loi française.